Comarch ERP + AI: jak skróciliśmy zamknięcie miesiąca o 60%
- #AI
- #Comarch
- #automatyzacja
- #case study
Sytuacja wyjściowa
Klient: spółka handlowa z 8 mln zł przychodu rocznie, dwa biura, zespół księgowy 4 osoby. Comarch ERP XL od 5 lat, dobrze parametryzowany. Problem: zamknięcie miesiąca trwało 12-14 dni roboczych.
Główne wąskie gardła:
- kategoryzacja faktur kosztowych (ok. 800 miesięcznie),
- dopasowanie faktur do zamówień zakupu (~ 60% pasowało automatycznie, reszta ręcznie),
- weryfikacja kompletności rozliczeń międzyfirmowych (3 spółki w grupie).
Co wdrożyliśmy
Agent 1 — kategoryzator. AI patrzy na fakturę z OCR-a, czyta NIP dostawcy, pozycje, kwoty i przypisuje konto MPK. Trening na 6 miesiącach historycznych danych klienta.
Agent 2 — PO matcher. Łączy fakturę z zamówieniem na podstawie NIP, daty, kwoty, numerów PO (z różnymi formatami zapisu).
Agent 3 — kontroler kompletności. Codziennie pyta: czy wszystkie faktury z miesiąca są zaksięgowane? Czy międzyfirmowe się zgadzają? Czy nie ma kosztów bez dokumentu?
Wszystko podpięte do Comarch ERP XL przez API.
Wyniki po 4 miesiącach
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas zamknięcia miesiąca | 13 dni | 5 dni |
| Trafność kategoryzacji | 100% (ręcznie) | 96% (do akceptacji) |
| PO matching | 60% auto | 92% auto |
| Błędy w rozliczeniach intercompany | 3-5/mies. | 0-1/mies. |
Zamknięcie miesiąca z 13 do 5 dni — to zysk równy etatowi bez dodawania osób.
Czego nie udało się zrobić
- Pełnej automatyzacji deklaracji VAT — JPK_V7 wymaga finalnej weryfikacji człowieka, nie zaufaliśmy AI w tym obszarze.
- Klasyfikacji nietypowych przychodów — przychody z dotacji UE wymagały specjalistycznej wiedzy, której agent nie miał.
- Pełnego raportowania zarządczego — to było obecnie poza zakresem (faza 2).
Koszty i zwrot
- Wdrożenie: 4 miesiące pracy + ~95 tys. zł.
- Operacja agentów: ~3 tys. zł/miesiąc (model + infrastruktura).
- Zwrot: 7 miesięcy (zaoszczędzony 1 etat księgowego).
Co byśmy zrobili inaczej
- Wcześniej czyściliśmy bazę dostawców. AI uczył się na śmieciach, trafność była początkowo niska.
- Krótszy backlog do treningu — wystarczyło 3 miesiące, nie 6.
- Dłuższa faza testowa — dwa miesiące „cienia" zamiast miesiąca.
Robimy podobne wdrożenia dla biur rachunkowych i działów księgowości. Każdy projekt jest inny, ale wzór działa: audyt → MVP → pełne wdrożenie. Pierwszy audit-call gratis.